Slack як Digital HQ — дізнайся, як побудувати сучасне робоче місце, що забезпечить ефективність
Зараз компанії стикаються з викликом, але водночас і шансом знайти оптимальну модель функціонування у світі гібридної роботи. Зрештою, з точки зору бізнесу, важливим є досягнення результатів і досягнення поставлених цілей, а не місцезнаходження та пристрої, на яких співробітники виконують свої завдання, або кількість повідомлень, які вони надсилають. У рамках партнерства зі Slack спеціалісти Sii допомагають компаніям впроваджувати підхід Digital HQ, надаючи командам клієнтів усі необхідні інструменти в одному місці, автоматизуючи повторювані та трудомісткі процеси та підвищуючи загальну ефективність роботи.
Традиційна модель роботи, заснована на обміні електронною поштою або особистих зустрічах, тепер асоціюється з чимось, що не забезпечує належної продуктивності. Водночас ми завалені великою кількістю інформації, яка може не потребувати від нас прямої відповіді, але все одно доходить до нас. Ми працюємо в офісі в гібридній формі або повністю віддалено, часто виконуючи свої обов’язки під час подорожі. Також часто буває, що відділи однієї компанії розосереджені по різних містах і країнах. Наші підрядники, субпідрядники та партнери стикаються з однаковими проблемами, а обмін актуальною інформацією та ефективна співпраця, часто в режимі реального часу, стає дедалі складнішою.
Digital HQ – що це таке і чому це має бути важливим для тебе?
Ідея Digital HQ означає можливість залишатися продуктивним незалежно від місця розташування, часового поясу та команди, в якій працює людина. Потреба в оцифруванні та підвищенні ефективності бізнесу безпосередньо спрямована на Slack, основні сфери використання якого включають:
- Ефективна організація співпраці
На Slack спільна комунікація організована у вигляді внутрішніх і зовнішніх каналів, залучаючи людей, зацікавлених у певній сфері чи проєкті. Завдяки цьому нам не потрібні електронні листи чи зустрічі, щоб ефективно виконувати завдання на регулярній основі. Канали також сприяють прозорості та доступу до актуальної інформації, дозволяючи тим, хто приєднується до теми, швидко реалізувати та вжити відповідних заходів.
- Ефективне спілкування
Рішення надає можливість спілкуватися не тільки за допомогою повідомлень і онлайн-зустрічей, як з іншими інструментами для співпраці, але й можливість записувати короткі відеоролики, які дозволяють легко ставити запитання та отримувати актуальну інформацію, роблячи спілкування природним. Замість того, щоб описувати проблему в електронному листі та прикріплювати скриншоти, ми записуємо коротке відео з описом ситуації та розповідаємо про неї своїми словами, що значно підвищує ефективність обміну інформацією.
- Швидкі командні домовленості
Завдяки Slack ми також можемо спілкуватися на тимчасовій основі, використовуючи так звані huddles, які є еквівалентом неформальної розмови – тієї, яка відбувається в офісі, коли нам потрібно щось обговорити негайно. Під час такої розмови ми можемо ділитися екранами та інтерактивно малювати на них курсором. Завдяки huddles нам не потрібно скликати офіційну онлайн-зустріч, організація якої зайняла б багато часу, а досить ефективно обговорювати та вирішувати поточну тему.
- Автоматизація діяльності
У Slack ми також маємо можливість створити автоматизацію, яку можуть підготувати адміністратори без залучення програмістів. Вони підвищують ефективність повторюваних дій, таких як адаптація нових співробітників, збір поточних статусів від команди, яка працює в гібридній формі, або передача інформації до зовнішніх систем.
- Інтеграція та централізація інструментів
Враховуючи понад 2400 готових інтеграцій із найпопулярнішими програмами, Slack стає центральним робочим простором, де ми можемо зосередити більшість наших щоденних завдань. Це дозволяє краще використовувати інші інструменти та програмне забезпечення, доступне в організації. Крім того, підключення додатків, які використовуються в компанії, зі Slack робить інвестиції в ІТ-рішення більш успішними, оскільки простіше використовувати ці інструменти в інтегрованому поданні Slack. Особливо важливою є тісна інтеграція з Salesforce, яка дає адміністраторам можливість розширювати обсяг передачі даних до та з екосистеми Salesforce.
Варто зазначити, що Slack так само добре працює на звичайних комп’ютерах, як і на смартфонах, завдяки чому Digital HQ є повністю цифровим і доступним з будь-якого місця, де є доступ до Інтернету.
Які можливості пропонує Slack?
Часто на запитання: «З чим у вас асоціюється Slack?» ми чуємо схожі відповіді: «месенджер», «обмін повідомленнями та файлами», «інструмент для співпраці» або «робочий месенджер». Однак набагато важливіше відзначити всі переваги його використання:
- підвищення продуктивності завдяки роботі в спільних каналах,
- менше зустрічей для обміну інформацією,
- зменшення кількості електронних листів і, відповідно інформації, яку ми поглинаємо, яка, швидше за все, не потрібна,
- інтуїтивно зрозуміле створення каналів для співпраці з клієнтами та зовнішніми компаніями за допомогою Slack Connect, сучасного інструменту для спілкування з людьми за межами організації.
Співпрацюйте через канали, а не через електронну пошту
Завдяки чіткому створенню каналів конкретні користувачі мають доступ до відповідних ресурсів, що полегшує співпрацю та доступ до актуальної інформації. Кожен користувач Slack має доступ до вмісту на всіх загальнодоступних каналах, тому може легко знайти потрібну інформацію. Крім того, додаючи нових людей до приватного каналу (спільного ззовні) ми дозволяємо їм бачити історію попередніх домовленостей. При необхідності в каналах також може з’являтися інформація із зовнішніх додатків або автоматизації Slack. Крім того, у нас також є можливість направляти електронні листи безпосередньо до стрічки новин і включати людей, запрошених у Slack, у розмову, перш ніж вони почнуть користуватися програмою. Потім вміст повідомлення від Slack надсилається одержувачу електронною поштою, а відповіді долучаються до відповідного потоку в Slack.
Робота з каналами добре продемонстрована на відео нижче.
Ми вже розглянули базове використання Slack – можливо, це ваш досвід роботи з інструментом. Усе це правда, але це лише частина можливостей, які пропонує платформа.
Розширені функції, які допоможуть максимально ефективно використовувати Slack
Ще одна не менш важлива функція — це можливість підключати зовнішні програми та джерела даних, щоб користувачі могли виконувати щоденні завдання, що вимагають різноманітних інструментів, безпосередньо з Slack. Приклади автоматизації, які покращують ефективність роботи, включають:
- Автоматизація інформації про скарги клієнтів, зареєстровані в таких додатках, як Salesforce, Jira або Zendesk, завдяки чому ми можемо обговорити запит у Slack з людьми, які не працюють безпосередньо з цими інструментами, і знайти правильне рішення.
- При використанні CRM, такої як Salesforce, сповіщення відділу продажів про замовлення, виграні контракти або діяльність клієнтів. Важливо, що для доступу до інформації із зовнішніх систем (вмісту повідомлення, яке з’являється на Slack) не потрібні прямі ліцензії на ці програми.
- Для відділів маркетингу особливо важливою може бути можливість підключати інформацію з соціальних мереж або ваших улюблених інструментів управління проєктами, таких як Asana або Trello.
Коли варто розглядати впровадження Slack?
По-перше, якщо будь-який з описаних вище сценаріїв цікавить тебе, або вирішує проблеми твоєї організації, настав час перевірити потенціал, який може принести використання Slack.
По-друге, якщо ти використовуєш Slack у його безкоштовній або базовій версії лише як месенджер і хочеш скористатися іншими функціями цієї платформи.
По-третє, якщо ти стикаєшся з подібними проблемами незалежно від індустрії: будь то керування ІТ-командами, університетом, проведення досліджень у сфері охорони здоров’я чи спілкування з працівниками банків та відділень-партнерів – Slack пропонує рішення, які суттєво впливають на ефективність твого бізнесу в різних ситуаціях.
Sii Poland є офіційним партнером Slack і Salesforce, що забезпечує доступ до кваліфікованих адміністраторів і програмістів, а також хороших практик та знань щодо використання можливостей інструменту. Спектр наших послуг включає впровадження Slack, аудит поточного використання та рекомендації щодо оптимізації процесів, а також управління змінами в організації, що є важливим елементом будь-якого успішного впровадження Slack.
